如何科学的管理时间

我们生活的差异来源于时间管理。在我们的各种学习、活动和未来的工作中,时间是需要首先讨论的要素,我们必须考虑每天应该在什么时间完成多少任务,我们要求提高学习和工作的效率和成本,我们用好时间与浪费时间的差别主要表现在学习、生活、和学生工作的有效性和结果上。

任务目标

理解时间对于我们的意义

掌握时间管理的基本含义

掌握时间管理的基本步骤

掌握时间管理的基本工具

掌握时间管理的有效方法

任务描述

小王刚到大学,激情万丈,参加了几个社团,还要学习,总是感慨时间不够用;到了 大二以后感觉大学生活也很无聊,迷上了网络,当了“宅”一族,也变的懒散起来;快毕 业的时候才发现好多该做的、该准备的都没做,但时间已经来不及了。

任务分析

人的一生两个最大的财富是:你的才华和你的时间。才华越来越多,但是时间越来越 少,我们的一生可以说是用时间来换取才华。如果一天天过去了,我们的时间少了,而才 华没有增加,那就是虚度了时光。所以,我们必须节省时间,有效率地使用时间。

相关知识

认识时间管理的重要性

一项国际查表明:一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。

看来,人人都需要掌握时间管理的方法和理念。

接下来,我们来看一组数据,虽然这些数据来自美国,但对我们还是有一定参考价值 的。

人们一般每8分钟就会受到1次打扰,每小时大约7次,每天50次~60次。平均每次打扰用 时大约是5分钟,总共大约4小时。大约50%~80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。 每天自学1小时,7小时一周,365小时一年,一个人可以像全日制学生一样学习,3~5年 就可以成为专家。

一个人如果办公桌上乱七八糟,他平均每天会为找东西花1个半小时,每周要花7个半小 时。

善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上,而会花在值得的事情上。

如果你让自己一天做一件事情,你会花一整天去做;如果你让自己一天做两件事情, 你也会完成它们;如果你让自己一天做12件事情,则会完成7~8件……

数字往往会揭示一些人们意想不到的真相。这些数据是否令你感到吃惊?我们不妨留 意一下,找出一些和自己有关的时间数字,使自己始终保持危机感,警惕时间的流逝,抓 紧利用好每一分、每一秒。

什么是时间管理

时间管理就是时间投入与你的目标相关联,从而实现以最小的代价或花费,获得最佳 的结果。如果时间一定,要实现回报最大;如果任务一定,要实现时间耗费最少。

卡耐基认为,竞争的实质,就是在最快的时间内做最好的东西。人生最大的成功, 就是在最短的时间内达成最多的目标。质量是“常量”,经过努力都可以做好;而时间, 永远是“变量”:一流的质量可以有很多,而最快的冠军只有一个——任何领先,都是时 间的领先!

请思考:每个高等院校的学生在校学习的时间大体一致,当时间一定时,你如何比别人获得更多的收获呢?大学三年或四年你将达成哪些目标?什么是你大学期间最大的回 报?如果你和其他同学要分别完成一项同样任务,你如何才能以最少的投入获得最佳的结果呢?

为什么要进行时间管理

1、时间是我们唯一对每个人都公平的资源

这是一个拼爹的时代,公平的理想依然遥远,不公的现实代代遗传。如果你既不是富二代,也不是官二代,那么你怎么样才能比得过白富美和高富帅?感谢老天爷,让我们在万千的不公平中,还有这唯一公平的资源:时间!因此,与其感叹你缺乏别的资源,比如金钱,人脉,不如好好把你的时间资源加以管理以弥补其他资源的不足,因为时间资源的正确使用可以创造出其他的资源。

2、做好时间管理,不再因虚度光阴而悔恨

案例 死神的叹息

深夜,一个危重病人迎来了他生命中的最后一分钟,死神如期来到了他的身边。此前,死神的形象在他脑海中几次闪过。他对死神说:“再给我一分钟好么?”死神回答:“你要一分钟干嘛?”他说:“我想利用这一分钟看一看天,看一看地。我想利用这一分钟想一想我的朋友和我的亲人。如果运气好的话,我还可以看到一朵绽开的花。”

死神说:“你的想法不错,但是,很抱歉,我不能答应你。我们留了足够的时间让你去欣赏,你却没有去珍惜,你看一下这份账单:在过去60年的生命中,你有三分之一的时间在睡觉;剩下的40多年里你经常拖延时间;你曾经感叹时间太慢的次数达到了10000次。上学时,你拖延作业;成人后,你抽烟、喝酒、看电视,虚掷光阴。

你做事拖延的时间共耗去了36500个小时,折合1520天。做事马虎,使得事情不断地要重做,浪费了大约300多天。你工作时间和同事聊天,把工作丢到了一旁毫无顾忌;你经常埋怨、责怪别人,找借口、找理由、推卸责任;你还常常和无聊的人煲电话粥;还有,……” 说到这里,这个危重病人就断了气。死神叹了口气说:“如果你活着的时候能节约一分钟的话,你就能听完我给你记下的账单了。哎,真可惜,世人怎么都是这样,还等不到我动手就后悔死了。”

案例分析 那么,怎样才能判断自己是否虚度了光阴?李开复的这一段话可给我们以参考。

“人的一生两个最大的财富是:你的才华和你的时间。才华越来越多,但是时间越来越少,我们的一生可以说是用时间来换取才华。如果一天天过去了,我们的时间少了,而才华没有增加,那就是虚度了时光。所以,我们必须节省时间,有效率地使用时间。”

当然,这里面的才华,也可以是财富,也可以是智慧,也可以是人生目标,也可以是工作业绩。

3.做好时间管理,也是一个人能力的体现

能不能做好时间管理,往往也是一个人能力的体现。事业有成的人,可能成功原因有很多种,但是,他们的共同之处就是,他们往往都是时间管理的专家。

时间是最高贵而有限的资源,不能管理时间,便什么都不能管理。——德鲁克

4.做好时间管理,是实现人生规划的保证

每个人都有自己的梦想,或者都有自己理想中的生活目标。用专业一点的话说,就是有自己的人生规划。所谓人生规划,无外乎就是你希望能够做自己想做的事情,成为自己想成为的人,达到自己预设的目标。

这是多么诱人的前景啊。我们最终真能实现这样的目标吗?这全靠我们是否可以做好自己的时间管理。因为,只有我们妥善安排并利用好时间,通过实现人生旅途中一个个小目标,才能最终实现自己的人生大目标,实现规划中的理想生活。

成功素质测试

下面的每个问题,请你根据自己的实际情况,如实地给自己评分。

1、我在每个工作日之前,都能为计划中的工作做些准备。

(A 从不 (B 有时 (C 经常 (D 总是

2、凡是可以往后推的工作、一般都有推后的想法、和做法。

(A 从不 (B 有时 (C 经常 (D 总是

3、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。

(A 从不 (B 有时 (C 经常 (D 总是

4、我尽量一次性处理完毕每份资料。

(A 从不 (B 有时 (C 经常 (D 总是

5、我每天列出一个应办事项清单,按重要顺序来排列,依次办理这些事情。

(A 从不 (B 有时 (C 经常 (D 总是

6、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访,以及与工作无关的事情。

(A 从不 (B 有时 (C 经常 (D 总是

7、我试着按照正常节奏变动规律曲线来安排我的工作。

(A 从不 (B 有时 (C 经常 (D 总是

8、我的日程表留有回旋余地,以便应对突发事件。

(A 从不 (B 有时 (C 经常 (D 总是

9、当其他人想占用我的时间,而我又必须处理更重要的事情时,我会说“不”。

(A 从不 (B 有时 (C 经常 (D 总是

10、当天工作没有完成时、我会经常拖到明天、没有日事日毕。

(A 从不 (B 有时 (C 经常 (D 总是

计分方式

选择“从不”为0分,选择“有时”记1分,选择“经常”记2分,选择 “总是”记3分。

结论

0-12分:你自己没有时间规划,总是让别人牵着鼻子走。

13--17分:你试图掌握自己的时间,却不能持之以恒。

18--22分:你的时间管理状况良好。

时间管理的基本原理

基本原理

一天=24小时=1440分钟=86400秒

我们将怎样面对这样的一笔时间财富呢?

如果,有一天,银行向你的帐号拨款8.64万元; 只能当天消费,不可以储蓄/投资/送人; 可以随便花,随意购买东西;

请问:您如何用这笔钱?

关注“效能”,即——要事第一

如何判断要事?请将您的事项填入左图模型。

您认为这四个象限做事的顺序该是怎样的?

您平时每天都在做哪个象限的事情呢?

由此,您是怎样的工作状态?

您找到您的时间杀手了吗?

如何才能高效

1.最佳状态,全心专注

在流川枫的世界里,只有篮球.——重看《灌篮高手》有感

除了篮球之外,就是睡觉,哪怕骑在车子上都会打瞌睡。他或许还情窦未开,否则,那么多粉丝喜欢他,他为什么还无动于衷?或许,他的心目中就只有篮球。

2.事不宜迟,速度制胜

激水之疾,至于漂石者,势也.——《孙子兵法》

速度快,则单位时间完成的工作任务量就大,效率就高。这个毋容置疑。

思考:如何才能速度快?

3.立即去做,一次成功

拖延,是高效率杀手.

不要拖延,然后,第一次就把事情做好,这样才最有效率。世界上最没有效率、最倒胃口的事情就是一件事情开始没有做好,被推倒重来。

4.统筹安排,平行作业

先装石头还是先装沙子才能发挥罐子最大容量?

利用大块的时间处理“大块”的事情,利用琐碎的时间处理琐碎的事情,利用等待的事件兼做别的事情(比如烧开水的工夫可以拍个黄瓜)。

5.充分利用碎块时间

高效率需要分秒必争。

不要小看碎块时间,正是由于忽视许多碎块时间,导致产出少,效率低。

同时,还要避免时间被碎片化。

6.优化流程、简化操作

通过对流程的不断优化,使得工作更为顺畅;通过对流程中具体工作节点的操作过程进行简化,提高流程各环节的运行速度,从而提高效率。

7.整理整顿、快速定位

克服办公桌杂乱和个人混乱。通过对电脑文档、书面文件及身边工具等的整理,使得文件资料或工具的拿取和存放都能快速定位,从而提高效率。

8.选择效率更高的工具

利用Powerpoint2013制作幻灯片,许多原本需要用平面设计软件来设计的效果,Powerpoint2013一键就可以解决。可见,想要工作更高效,不仅仅是改变工作方式,在一定程度上还依赖于选择更合适的工具。

我勤恳吗?为什么?

勤恳来自于目标的牵引

每天一觉醒来,我们的身体醒了,但灵魂未必能醒,能让灵魂苏醒的是目标。你看,在上班的路上,那些行色匆匆却格外精神抖擞的人,一定是心中树立了新目标的人。心中有目标,步伐更矫健,工作/学习更有激情,怎能不勤奋?

羚羊每天早上起来的时候就知道要比跑得最快的非洲豹跑得快,否则就会被吃掉;非洲豹每天早上起来就知道要比跑得最慢的羚羊要快,否则就会被饿死!

无论你是强者还是弱者,都要努力去做到更好——这就是 危机感

勤恳来源于现实与目标之间深重的危机意识

在《不眠的硅谷》中这样描述道:在阳光灿烂的日子里,你很难看到有人在外面闲逛。这些编程人员、软件开发人员、企业家及项目经理坚守“睡着了,你就会失败”的信条。凭着远大的理想,借助大杯的咖啡,他们会坐在发出融融光线的显示屏前一直工作到凌晨四、五点钟,有时甚至到六点,而不是舒舒服服地躺在床上。

时间管理的具体实施

事项清单

1、事项清单的来源

每天上班第一件事,罗列“待完成”事项清单。

月/周目标的分解或计划的安排

各种临时插单/紧急任务

已经预约的安排

各种未完成事项(历史累积)

生活/家庭/情感等琐事或安排

【工具】Notebook、记事本、公司OA系统;

2、临时插单或预约的处理和提醒

随时记录,避免事项的遗漏

预约事项安排到对应的日历日期

临时插单(一般都很重要)根据缓急程度安排

所有新增事项汇总到“待完成”事项清单

【工具】台历或手机/电脑日历、Notebook、记事本;

优先排序

将“待完成”清单中与Deadline最接近的事项取出

根据“四象限”模型进行排序和安排

归入每日事项安排表

【工具】每日事项安排表;

【提醒】每日事项清单来源于长期目标;

这一步骤是关键,但很多人都没有这样做。

安排与实施

1.时间安排

将已经排序的事项,进行时间分配(即再次设置Deadline);

可以统筹安排的事项,尽可能统筹安排;

【工具】每日事项安排表(同上);

2.具体实施

每天挑战自己,提高效率——增加生命的宽度(亚历山大、李小龙)

琐碎时间/等待时间,充分利用(学习、沟通、思考、休息)

【工具】智能机读书/视频/音频软件/记事本;

每晚回顾

1.效果检视

当天工作按照效能四象限归类;

检视自己的时间管理状况,及时调整;

不断进步,直到形成习惯;

【工具】A4纸/白板/标签纸;

理想状态:80%时间→ 重要且不紧急的事情

2.清单整理

每天晚上/每周结束时整理;

完成的工作划掉/删除(OA系统中保留);

新增工作加入待完成清单;

可明确日期的事项,放入对应的日历项;

【工具】 Notebook、记事本、各种日历;

标签:时间, 任务, 科学, 效率
分类:在职工作
时间:2016-09-25

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